Как отвечать на пассивно-агрессивные электронные письма на рабочем месте?
Как отвечать на пассивно-агрессивные электронные письма на рабочем месте?
Общепринятые правила межличностных отношений на рабочем месте не допускают прямого и открытого выражения гнева и разочарования. Однако полностью избежать этих эмоций невозможно. Поэтому они часто выражаются другими способами, например, через пассивную агрессию. Идеальный способ выражения — это электронная почта, используемая для переписки между сотрудниками. Как вы можете справиться с ситуацией, когда сталкиваетесь с подобным поведением на рабочем месте? Вот несколько советов о том, как реагировать в такой ситуации и как отвечать на письма такого типа, чтобы избежать эскалации враждебности на рабочем месте.
1. распознавать сигналы пассивно-агрессивного поведения
Первый шаг, который вам нужно сделать, — это признать проблему. Не концентрируйтесь только на буквальном значении фраз, использованных в письме, а постарайтесь понять, не являются ли они формой завуалированной враждебности. Если в письме появляются фразы, подобные тем, которые мы описали в следующем разделе, подумайте, не испытывает ли отправитель злости на вас, которую не хочет выражать открыто.
2. не реагируйте враждебно
Когда вы видите пассивно-агрессивное письмо, возникает соблазн ответить агрессией. Это тупик. Сотрудник, отправивший его, будет доволен, если ему или ей удастся заставить вас взорваться от гнева и выразить его напрямую. Вместо этого лучше попытаться снять напряжение, ответив нейтрально и без эмоций. Вот несколько примеров пассивно-агрессивных выражений и предлагаемых ответов:
Не знаю, видели ли вы мое предыдущее письмо…
Не отвечайте враждебностью на письмо: Я не знаю, видите ли вы, как я/мы заняты… Вместо этого начните письмо с выражения: Спасибо, что напомнили мне.
Для вашего удобства я отправляю вложение еще раз.
Не отвечайте: Я получил вложение с первого раза и не хочу, чтобы вы засоряли мой почтовый ящик напоминаниями. Вместо этого проявите вежливость и напишите: Спасибо за повторную отправку.
Как я уже говорил..
Не рискуйте потерять хорошую репутацию своего профессионализма, используя саркастические замечания, такие как: Видимо, я пропустил, потому что ты так много говоришь, что я всегда отключаюсь. Вместо этого, будьте стильным, ответьте коротко: Спасибо за резюме.
Как продвигается дело?
Не игнорируйте сообщение и не ждите ответа, пока не выполните задание, о котором спрашивает отправитель. Отвечайте вежливо и правдиво: Я еще не закончил или Я еще не закончил, но если что-то изменится, я сразу же напишу вам.
Я прошу прощения за то, что отправил два электронных письма.
Не отвечайте в агрессивной манере и не используйте враждебные выражения. Выберите ответ: Я получил все электронные письма и отвечу, как только смогу.
3. привлечь внимание отправителя
Если вы заметили, что коллега постоянно посылает вам враждебные письма, обратите на них внимание в прямой, но вежливой форме. Вы можете спросить: Вы чем-то рассержены? или Из вашего письма я делаю вывод, что вы чем-то расстроены. В большинстве случаев такой человек ответит, что все в порядке. Однако своим поведением вы измените динамику отношений. Пассивно-агрессивный человек будет знать, что вы не зарываете голову в песок, а пытаетесь разрешить конфликт открыто.